PRIVACYVERKLARING
KM SamenZorg – Zorg met hart en aandacht
Ingangsdatum: 11 augustus 2026
1. Inleiding
KM SamenZorg hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy van cliënten, contactpersonen en bezoekers van onze website. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens KM SamenZorg verwerkt, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft. KM SamenZorg verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de toepasselijke zorgwetgeving en overige relevante wet- en regelgeving. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra zorgvuldig beschermd.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
KM SamenZorg
Laurens Reaelstraat 23
2595 XK Den Haag
KvK: 71607250
AGB-code: 41553095
Telefoon: +31 6 26681311
KM SamenZorg is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
KM SamenZorg kan persoonsgegevens verwerken van cliënten, potentiële cliënten, contactpersonen, familieleden, mantelzorgers, wettelijk vertegenwoordigers, websitebezoekers en personen die via het contactformulier contact met ons opnemen. Deze privacyverklaring ziet niet op medewerkers en zelfstandige zorgverleners. Voor hen kan een afzonderlijke privacyregeling gelden.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Algemene persoonsgegevens: naam en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht indien noodzakelijk, gegevens van een contactpersoon en gegevens van een wettelijk vertegenwoordiger.
Zorg- en gezondheidsgegevens: informatie over gezondheid, zorgbehoefte, medisch relevante informatie, medicatiegegevens, allergieën, beperkingen, indicatiegegevens, zorgdoelen, zorgafspraken, rapportages en relevante informatie van andere zorgverleners.
Administratieve en financiële gegevens: gegevens over financiering, PGB-gegevens, gegevens noodzakelijk voor declaratie en facturatie, betaalgegevens, verzekeringsgegevens en het BSN uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat en verwerking noodzakelijk en toegestaan is.
5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
KM SamenZorg verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor een duidelijk doel. Dit kan onder andere zijn:
• het beoordelen van een zorgaanvraag;
• het aangaan en uitvoeren van een zorgovereenkomst;
• het leveren van veilige en verantwoorde zorg;
• het opstellen en bijhouden van een zorgplan;
• het rapporteren over de zorgverlening;
• het afstemmen van zorg met andere betrokken zorgverleners;
• het communiceren met de cliënt;
• het communiceren met een bevoegde contactpersoon of vertegenwoordiger;
• het organiseren van zorg;
• het uitvoeren van wettelijke verplichtingen;
• administratie en facturatie;
• PGB-administratie en declaratie;
• het behandelen van klachten;
• het registreren en opvolgen van incidenten;
• kwaliteitsbewaking en verbetering van de zorg;
• het beantwoorden van vragen die via de website worden gesteld.
6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
KM SamenZorg verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit onder andere zijn: het uitvoeren van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, het beschermen van vitale belangen, een gerechtvaardigd belang wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, of toestemming wanneer toestemming de toepasselijke grondslag is. Voor gezondheidsgegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. KM SamenZorg verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de zorgverlening of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.
7. BSN
KM SamenZorg verwerkt het burgerservicenummer (BSN) uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat en wanneer verwerking noodzakelijk en wettelijk toegestaan is voor de uitvoering van de zorgverlening, declaratie of andere wettelijke verplichtingen.
Het BSN wordt niet voor andere doeleinden gebruikt.
8. Delen van persoonsgegevens
KM SamenZorg deelt persoonsgegevens niet zomaar met derden.
Gegevens kunnen, wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, worden gedeeld met bijvoorbeeld:
• huisarts;
• apotheek;
• andere betrokken zorgverleners;
• specialist of behandelaar;
• zorgverzekeraar;
• zorgkantoor;
• gemeente;
• SVB;
• PGB-gerelateerde instanties;
• wettelijke vertegenwoordiger;
• andere partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de zorg of financiering.
KM SamenZorg deelt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.
9. Familie, mantelzorgers en contactpersonen
KM SamenZorg kan persoonsgegevens van familieleden, mantelzorgers en contactpersonen verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de zorgverlening of wanneer de betreffende persoon door de cliënt als contactpersoon is aangewezen. Zorginformatie wordt niet zomaar met familieleden of andere personen gedeeld. Wanneer toestemming vereist is, wordt informatie alleen gedeeld nadat de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven. Bij minderjarige cliënten wordt rekening gehouden met de wettelijke regels over toestemming en vertegenwoordiging.
10. Toegang tot cliëntgegevens
KM SamenZorg beperkt de toegang tot cliëntgegevens tot personen die deze gegevens noodzakelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden. De toegang wordt afgestemd op de rol en verantwoordelijkheid van de betreffende persoon. Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden worden ingezien of gebruikt.
11. Papieren cliëntdossiers
KM SamenZorg werkt voor cliëntdossiers met papieren dossiers. Deze dossiers worden zorgvuldig en vertrouwelijk bewaard. KM SamenZorg neemt passende organisatorische maatregelen om te voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot cliëntgegevens. Papieren dossiers worden niet onbeheerd achtergelaten op plaatsen waar onbevoegden toegang toe kunnen hebben.
12. Bewaartermijnen
KM SamenZorg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor medische dossiers geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk toegestaan is. Voor andere gegevens kunnen andere wettelijke bewaartermijnen gelden. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of vernietigd, tenzij er een wettelijke reden bestaat om deze langer te bewaren.
13. Communicatie
KM SamenZorg kan voor communicatie met cliënten gebruikmaken van telefonisch contact, e-mail en persoonlijk contact tijdens de zorg. KM SamenZorg gebruikt WhatsApp niet als officieel communicatiekanaal voor cliëntgegevens. Cliënten wordt geadviseerd om medische of andere gevoelige informatie niet via onbeveiligde of daarvoor niet bestemde communicatiekanalen te versturen.
14. Contactformulier op de website
Via het contactformulier op de website kunnen bezoekers onder andere hun naam, telefoonnummer, e-mailadres en algemene vraag of bericht verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de vraag te beantwoorden en eventueel contact met de bezoeker op te nemen. Wij verzoeken bezoekers om via het openbare contactformulier geen medische of andere gevoelige gezondheidsinformatie te verstrekken.
15. Website en cookies
De website van KM SamenZorg maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies kunnen onder andere worden gebruikt om de website goed te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, inzicht te krijgen in het gebruik van de website, de werking en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren en het bereik van de website te meten. Afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte diensten kunnen verschillende soorten cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt. Voor zover voor het plaatsen of uitlezen van bepaalde cookies toestemming vereist is, wordt deze toestemming vooraf gevraagd. Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren aanpassen en toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
Let op: de exacte cookies en externe diensten die op de website worden gebruikt, worden afzonderlijk gecontroleerd en waar nodig in een cookieoverzicht vermeld.
16. Analyse en tracking
KM SamenZorg kan gebruikmaken van analyse- en trackingtechnologieën om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, de werking en gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren en het bereik van de website te meten. Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen hiervoor bijvoorbeeld analytische cookies, trackingtechnieken of diensten van externe partijen worden gebruikt. Voor zover daarvoor toestemming vereist is, wordt deze toestemming vooraf gevraagd. KM SamenZorg verwerkt hierbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
17. Externe dienstverleners
KM SamenZorg kan voor bepaalde werkzaamheden gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor websitehosting, e-maildiensten, administratie, facturatie, PGB-administratie, IT-ondersteuning en andere ondersteunende diensten. Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens KM SamenZorg verwerkt, worden waar vereist passende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Externe partijen krijgen uitsluitend toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden en wettelijk is toegestaan.
18. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
KM SamenZorg maakt voor haar website gebruik van Wix. Wix kan persoonsgegevens verwerken en opslaan in landen binnen en buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, worden passende wettelijke waarborgen toegepast overeenkomstig de AVG. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van onder andere Standard Contractual Clauses (SCC's) en andere passende beschermingsmaatregelen. KM SamenZorg zorgt ervoor dat bij het gebruik van externe dienstverleners passende afspraken en waarborgen worden toegepast voor de bescherming van persoonsgegevens.
19. Beveiliging
KM SamenZorg neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik, wijziging, vernietiging en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Toegang tot cliëntgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
20. Datalekken
KM SamenZorg neemt maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegde toegang. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, beoordeelt KM SamenZorg of sprake is van een datalek en welke maatregelen en eventuele meldingen op grond van de AVG noodzakelijk zijn. Wanneer wettelijk vereist, wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of worden betrokkenen geïnformeerd.
21. Geen geautomatiseerde besluitvorming
KM SamenZorg gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij uitsluitend automatisch wordt bepaald of een cliënt zorg krijgt, hoeveel zorg een cliënt krijgt of welke andere belangrijke beslissing over een cliënt wordt genomen. Beslissingen over de zorg worden door bevoegde personen genomen
22. Geen commerciële marketing aan cliënten
KM SamenZorg gebruikt cliëntgegevens niet voor commerciële nieuwsbrieven, aanbiedingen of andere commerciële marketing. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze rechtmatig zijn verzameld.
23. Kwaliteitsverbetering
KM SamenZorg kan persoonsgegevens, voor zover wettelijk toegestaan en noodzakelijk, verwerken voor kwaliteitsbewaking, evaluatie van de zorg, behandeling van klachten, onderzoek naar incidenten, verbetering van werkprocessen en verbetering van de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Waar mogelijk wordt informatie voor kwaliteitsdoeleinden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.
24. Uw privacyrechten
U heeft, afhankelijk van de omstandigheden en wettelijke uitzonderingen, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt onder andere verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, correctie of aanvulling van onjuiste gegevens, verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor een recht bestaat, beperking van de verwerking, overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is, bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd. Bij zorggegevens kunnen wettelijke bewaarplichten of andere wettelijke bepalingen betekenen dat gegevens niet altijd onmiddellijk kunnen worden verwijderd.
25. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?
KM SamenZorg
Laurens Reaelstraat 23
2595 XK Den Haag
E-mail: info@kmsamenzorg.nl
Telefoon: +31 6 26681311
Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan KM SamenZorg vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren. Daarbij worden niet meer persoonsgegevens gevraagd dan noodzakelijk.
26. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens
Heeft u een klacht over de manier waarop KM SamenZorg met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@kmsamenzorg.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens
27. Functionaris Gegevensbescherming
KM SamenZorg heeft momenteel geen afzonderlijk aangewezen Functionaris Gegevensbescherming (FG). KM SamenZorg beoordeelt of op grond van de AVG een FG verplicht is en zal, wanneer dit noodzakelijk blijkt, passende maatregelen nemen.
28. Minderjarigen
KM SamenZorg kan ook zorg verlenen aan minderjarige cliënten. Bij de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen wordt rekening gehouden met de leeftijd van de cliënt, de wettelijke vertegenwoordiging en de toepasselijke regels voor toestemming, inzage en vertegenwoordiging.
29. Wijzigingen van deze privacyverklaring
KM SamenZorg kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dit noodzakelijk is vanwege wijzigingen in wet- en regelgeving, onze dienstverlening, gebruikte systemen of onze werkwijze. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.kmsamenzorg.nl. Wij adviseren bezoekers en cliënten om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
CONTACTGEGEVENS
KM SamenZorg
Zorg met hart en aandacht
KvK: 71607250
AGB-code: 41553095
Adres: Laurens Reaelstraat 23
2595 XK Den Haag
Telefoon: +31 6 26681311
Ingangsdatum privacyverklaring: 11 augustus 2026